Welke kosten worden beschouwd als extraterritoriale kosten?

Op grond van de Nederlandse belastingwetgeving kunnen extraterritoriale kosten belastingvrij worden vergoed.

Een werkgever heeft de mogelijkheid om de werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden of de 30%-regeling toe te passen als aan alle voorwaarden is voldaan.

Als de werkgever de werkelijke extraterritoriale kosten wil vergoeden, moet de werknemer deze redelijkerwijs gemaakte kosten aannemelijk maken. De Belastingdienst kan deze controleren in de administratie van de werkgever.

Bij de aanvraag en toekenning van de 30%-regeling kan de werkgever een heffingsvrije vergoeding geven van maximaal 30% van het loon, inclusief de toeslag, of de werkgever kan er ook voor kiezen om 30/70 van het loon exclusief de vergoeding als onbelaste vergoeding. In dat geval hoeven de kosten niet aannemelijk te worden gemaakt en is er geen administratie over deze kosten nodig.

Als de werkgever een aanvullende vergoeding of voorziening wil geven voor de werkelijke extraterritoriale kosten (naast de 30%-regeling), wordt dit voor de werknemer als belastbaar loon aangemerkt.

De volgende lijst zijn voorbeelden van extraterritoriale kosten:

  • Kosten van levensonderhoud: extra kosten van levensonderhoud, omdat de prijs in Nederland hoger is dan in het land waar u vandaan komt, bijvoorbeeld extra kosten voor maaltijden, gas, water en elektra
  • Kosten voor een kennismakingsreis naar Nederland, eventueel met uw gezin, bijvoorbeeld op zoek naar een huis of een school
  • Kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen
  • Kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in Nederland
  • Verdubbeling woonlasten als u in uw eigen land blijft wonen, b.v. hotelkosten
  • De (initiële) woonlasten. Als u woonruimte krijgt, zijn alleen de (eerste) woonlasten boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking extraterritoriale kosten. De rest van de kosten zijn loon. Als u zelf inhuurt, mag uw werkgever ook de 18% rekenmethode toepassen om het eigen risico belastingvrij te verstrekken. In het algemeen kunt u voor inboedel geen onbelaste vergoeding of tegemoetkoming krijgen van uw werkgever.
  • Opslagkosten voor het deel van de boedel dat u niet naar Nederland verhuist
  • Reiskosten naar uw thuisland, b.v. voor familiebezoek of familiereünies
  • Bijkomende kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting, als dit duurder is dan het laten invullen door een vergelijkbare belastingadviseur in uw land van herkomst. Hier geldt een maximum van Euro 1.000.
  • Taaltrainingskosten voor u en voor gezinsleden die bij u verblijven
  • Extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor bellen naar uw eigen land
  • De kosten van een aanvraag voor vrijstelling van sociale zekerheid, zoals een A1- of E101-dekkingsgraad
  • Schoolkosten voor kinderen als je gebruik maakt van een internationale school of school met een internationale afdeling. Deze krijgt u naast de 30%-regeling vergoed als u aan de voorwaarden voldoet.
  • De volgende kosten kunnen niet worden aangemerkt als extraterritoriale kosten en uw werkgever kan voor dit soort kosten geen onbelaste vergoeding geven:
  • Expattoeslagen, bonussen en soortgelijke toeslagen (buitenlandse dienstpremie, expattoeslag, buitenlandtoeslag)
  • Kapitaalverliezen
  • Kosten van aan- en verkoop van een woning (vergoedingen aankoop woning, makelaarscourtage)
  • Compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (belastingverevening)