Het keuzemoment tussen vergoeding van de daadwerkelijke ET-kosten of toepassing van de 30%-regeling komt er weer aan. Eastwing geeft de afwegingen en vertelt op welke deadlines je alert moet zijn.
De 30%-regeling, ook wel de ‘expatregeling’, is een gunstige belastingmaatregel voor buitenlandse werknemers die in Nederland komen werken. Doel is het aantrekken van werknemers met een schaars specialisme.
Werknemers maken vaak hogere kosten als zij naar Nederland verhuizen om hier te gaan werken. Een nieuwe huisraad aanschaffen, in het thuisland een deel van de inboedel opslaan, enzovoort. Bovendien kan het prijspeil in Nederland een stuk hoger liggen dan in het thuisland. Dergelijke kosten heten extraterritoriale kosten (‘ET-kosten’). Via de 30%-regeling worden de ET-kosten belastingvrij vergoed, zonder allerlei bonnetjes te hoeven overleggen. Dit scheelt veel administratie.
Werkgever en werknemer kunnen samen een verzoek voor de 30%-regeling indienen bij de Belastingdienst, mits de werknemer voldoet aan de voorwaarden van deze regeling. Na toewijzing mag de werkgever maximaal 30% van het brutoloon onbelast vergoeden aan de werknemer. Dit betekent dus dat de werknemer geen belasting hoeft te betalen over maximaal 30% van het brutoloon (inclusief vakantiegeld, 13e maand/bonus, mobiliteitsbudget, etc.). De werknemer houdt dus een hoger nettoloon over aan het eind van de maand om de extra kosten te dekken.
Keuzemoment: ET-kosten of 30%-regeling
De werkgever kan er ook voor kiezen om de daadwerkelijke ET-kosten te vergoeden. Sinds 2023 moet de werkgever elk jaar die keuze opnieuw maken: vergoeding van de daadwerkelijke ET-kosten of gebruikmaken van de 30%-regeling.
Dat keuzemoment komt er alweer bijna aan. In het eerste loontijdvak van 2025 moet de werkgever kiezen welke vergoeding het voordeligst is voor de werknemer (of werkgever, in geval van een nettoloonafspraak). Deze keuze geldt voor de rest van het jaar – of zolang er nog een geldige 30%-beschikking is.
De keuze wordt gemaakt bij het indienen van de aangifte loonbelasting over het eerste loontijdvak. Hierbij is het belangrijk om dit te onthouden: indien achteraf, aan het einde van het jaar, blijkt dat de werkgever een verkeerde keuze heeft gemaakt en het vergoeden van de daadwerkelijke ET-kosten bijvoorbeeld voordeliger was geweest dan de 30%-regeling toe te passen, dan mag dit niet meer gecorrigeerd worden via een correctiebericht. De reeds ingediende aangifte loonheffingen corrigeren, mag namelijk alleen bij een onjuiste of onvolledige aangifte. Een verkeerde keuze wordt niet aangemerkt als onjuist of onvolledig. De werkgever kan pas in het eerste loontijdvak van het opvolgende jaar zijn keuze herzien.
“De keuze is definitief: als de daadwerkelijke ET-kosten vergoeden achteraf toch voordeliger uitpakt, kun je dit niet meer herzien. Ga dus in gesprek met je werknemer over de te verwachten kosten.”
Werknemers die gedurende het jaar in dienst komen
Bij werknemers die gedurende het jaar in dienst komen, gelden afwijkende regels. Deze zijn als volgt:
- Als de aanvraag van de 30%-regeling binnen 4 maanden van de startdatum van de dienstbetrekking wordt ingediend bij de Belastingdienst, zal de beschikking met terugwerkende kracht per start dienstbetrekking worden afgegeven. In die 4-maandsperiode van de aanvraag kan de werkgever per loontijdvak (veelal: per maand) de keuze maken of de daadwerkelijke ET-kosten worden vergoed of dat de 30%-regeling wordt toegepast. Per het 5e loontijdvak maakt de werkgever de keuze die voor de rest van het jaar geldt.
- Als de aanvraag van de 30%-regeling na 4 maanden van de startdatum van de dienstbetrekking wordt ingediend bij de Belastingdienst, zal de beschikking niet met terugwerkende kracht worden afgegeven maar per de eerste van de maand na de maand waarin de aanvraag is ingediend (dus aanvraag gedaan op 17 november, dan wordt de beschikking per 1 december afgegeven). In dit geval mag de werkgever tot aan de ingangsdatum van de beschikking alleen de werkelijke ET- kosten onbelast vergoeden (er bestaat immers geen recht op de 30%-regeling). Vanaf de startdatum van de 30%-beschikking maakt de werkgever de keuze die voor de rest van het kalenderjaar geldt.
Voorbeeld 1
Jack (34) start per 1 maart 2025 bij zijn nieuwe werkgever in Nederland en voldoet aan de voorwaarden van de 30%-regeling. Er is een brutoloon (inclusief maandelijkse uitbetaling van vakantiegeld) van € 5.100 per maand overeengekomen tussen werkgever en werknemer. De 30%-aanvraag is op 16 april 2025 ingediend en de beschikking is met terugwerkende kracht per 1 maart 2025 afgegeven. Jack heeft € 980 per maand aan ET-kosten. In de maand maart 2025 heeft hij extra ET-kosten gemaakt, namelijk € 2.800 in totaal. De werkgever moet de keuze maken wat het meest voordelige is voor de werknemer.
De (voorlopige) salarisnorm in 2025 is € 46.660 per jaar. De salarisnorm is een continue toets en moet gedurende de looptijd van de beschikking elk jaar behaald worden.
Een jaar moet op 260 werkdagen gesteld worden en een maand op 65/3 werkdagen (21,67 werkdagen per maand). De reguliere loonnorm in 2025 bedraagt € 46.660. Voor de periode maart t/m december 2025 is de herleide norm € 46.660 / 260 * 65/3 * 10 maanden = € 38.884 (afgerond). Dit betekent dat er per maand een loonnorm van € 46.660 / 260 * 65/3 = € 3.889 (afgerond) van toepassing is.
De salarisnorm moet jaarlijks worden behaald. Dit betekent dat de norm het minimale belastbare loon van de werknemer moet zijn. In bovenstaand geval moet de werknemer dus belasting betalen over minimaal € 3.889. Al het brutoloon boven € 3.889 (tot een maximum van 30% van € 5.100) mag onbelast worden vergoed.
Indien de 30%-regeling volledig wordt toegepast in de payroll, bedraagt de belastingvrije vergoeding € 5.100 x 30% = €1.530. Maar let op: hiermee komt de werknemer onder de salarisnorm (€5.100 – €1.530 = € 3.570). Bij deze werknemer mag er dus maximaal € 5.100 – € 3.889 = €1.211 per maand onbelast vergoed worden in 2025. In dit voorbeeld houden wij geen rekening met mogelijke andere loonbestanddelen, zoals pensioenpremies, een mobiliteitsbudget, een auto van de zaak en bonussen/eenmalige betalingen.
In de eerste 4 maanden mag de werkgever per maand kiezen welke vergoeding wordt toegepast, de werkelijke ET-kosten of de 30%-vergoeding. Jack heeft recht op een onbelaste 30%-vergoeding van € 1.211 per maand, dit is meer dan de € 980 aan daadwerkelijke ET-kosten. Maar in maart 2025 heeft Jack € 2.800 aan ET-kosten. Voor Jack is het dan ook het voordeligst als de werkgever in maart 2025 de daadwerkelijke ET-kosten vergoedt en in de resterende maanden de 30%-regeling zou toepassen. De belastingvrije vergoeding voor Jack in 2025 is dan € 2.800 (ET-kosten) + 9 maanden * € 1.211 (maximale 30% vergoeding) = € 13.699.
“Let op de deadlines: was de aanvraag op tijd ingediend, dan had dit nog meer voordeel voor Jack opgeleverd.”
Voorbeeld 2
Zoals in voorbeeld 1 naar voren komt, is de voordeligste keuze voor Jack om 1 maand de daadwerkelijke ET-kosten vergoed te krijgen en de rest van de maanden de maximale 30%-vergoeding. Maar hoe zit dit als de ET-kosten veranderen? Jack heeft vanwege privéredenen in juli, augustus en september 2025 tevens een verhoogd bedrag aan daadwerkelijke ET-kosten, namelijk € 5.300 in juli, € 3.800 in augustus en € 3.350 in september 2025. In dit voorbeeld is de werkgever te laat met het indienen van de aanvraag van de 30%-regeling en wordt deze uiteindelijk met startdatum 1 augustus 2025 toegekend.
De werkgever mag in dit geval voor de periode 1 maart 2025 tot en met 31 juli 2025 alleen de daadwerkelijke ET-kosten vergoeden. Per 1 augustus 2025 moet de werkgever een keuze maken die geldt voor de rest van het kalenderjaar. In dit geval zou Jack een maximale onbelaste 30% vergoeding van 5 * €1.211 = € 6.055 kunnen ontvangen voor de periode augustus tot en met december 2025. Echter, Jack heeft in deze periode € 3.800 + € 3.350 + (3 maanden * € 980) = € 10.090 aan daadwerkelijke ET-kosten. In dit geval kan de werkgever er dus beter voor kiezen de daadwerkelijk ET-kosten te vergoeden in plaats van de 30%-regeling toe te passen. Jack heeft hierdoor in 2025 recht op een vergoeding van € 2.800 + € 5.300 + € 3.800 + € 3.350 + (6 * € 980) = € 21.130 in 2025.
Had de werkgever de aanvraag voor toepassing op tijd ingediend, dan had dit nog meer voordeel voor Jack kunnen opleveren. In dat geval had de werkgever in maart de daadwerkelijke ET-kosten kunnen vergoeden, de maanden april tot en met juni de 30%-regeling kunnen toepassen en voor de maanden juli tot en met december 2025 de daadwerkelijke ET-kosten kunnen vergoeden. In dit geval was de belastingvrije vergoeding voor Jack € 2.800 + (3 * €1.211) + € 5.300 + € 3.800 + €3.350 + (3 * € 980) = € 21.823.
Tot slot
Wij raden werkgevers aan om met werknemers in gesprek te gaan over de verwachte ET-kosten in het komende jaar.
Bedenk ook dat er bij de 30%-regeling een aftopping geldt voor ‘veelverdieners’. Per 1 januari 2024 moet bij werknemers met salarissen boven de WNT-norm een aftopping worden toegepast. Boven de WNT-norm (ook wel Balkenende-norm) mag je de 30%-regeling niet meer toepassen. Er geldt overigens hier overgangsrecht voor werknemers bij wie de 30%-regeling in de payroll van het laatste loontijdvak van 2022 (het tijdvak dat eindigde op 31 december 2022) is toegepast. Voor deze groep gaat de aftopping pas per 1 januari 2026 in.
Voor het vergoeden van de ET-kosten geldt geen maximum. Houd hier wel in het achterhoofd dat het vergoeden van de daadwerkelijke ET-kosten meer administratieve rompslomp met zich meebrengt.
De werkgever moet dus een afweging maken en uiteindelijk in het eerste loontijdvak de keuze maken om de daadwerkelijke ET-kosten te vergoeden of de 30%-regeling toe te passen in de salarisadministratie. Wees hierbij alert op de geldende deadlines, niet alleen voor het indienen van 30%-aanvragen, maar ook voor het maken van de keuze. Op deze keuze kan niet teruggekomen worden. En voor werknemers die vóór 2025 al in dienst zijn, geldt die keuze voor de rest van het jaar.
