Op grond van de Nederlandse belastingwetgeving kunnen extraterritoriale kosten belastingvrij worden vergoed.
Een werkgever heeft de mogelijkheid om de werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden of de 30%-regeling toe te passen als aan alle voorwaarden is voldaan.
Als de werkgever de werkelijke extraterritoriale kosten wil vergoeden, moet de werknemer deze redelijkerwijs gemaakte kosten aannemelijk maken. De Belastingdienst kan deze controleren in de administratie van de werkgever.
Bij de aanvraag en toekenning van de 30%-regeling kan de werkgever een belastingvrije vergoeding geven van maximaal 30% van het brutoloon, inclusief de vergoeding. In dat geval hoeven de kosten niet aannemelijk te worden gemaakt en is er geen administratie over deze kosten nodig.
Met ingang van 1 januari 2023 geldt dat de werkgever jaarlijks moet kiezen of de 30%-regeling wordt toegepast of dat de werkelijke extraterritoriale kosten worden vergoed. Die keuze wordt gemaakt in de eerste maand van het kalenderjaar waarin de extraterritoriale kosten worden vergoed. De keuze geldt voor het gehele kalenderjaar, zolang de 30%-beschikking in dat kalenderjaar loopt.
Als de werkgever tevens (een deel van) de werkelijke extraterritoriale kosten vergoed (naast de 30%-regeling), wordt dit voor de werknemer in beginsel als belastbaar loon aangemerkt.
De volgende lijst zijn voorbeelden van extraterritoriale kosten:
- Kosten van levensonderhoud: extra kosten van levensonderhoud, omdat het prijspeil in het werkland hoger is dan in het land waar de werknemer vandaan komt, bijvoorbeeld extra kosten voor maaltijden, gas, water en elektra
- Kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin, bijvoorbeeld voor het zoeken naar een huis of een school
- Kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen (de aanvraag of omzetting van een terwerkstellingsvergunning of 30%-regeling vormen geen loon)
- Kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het werkland (ook voor gezinsleden van de werknemer)
- Dubbele woonlasten als de werknemer in het eigen land van herkomst blijft wonen, zoals hotelkosten
- De (eerste) huisvestingskosten. Als de werknemer woonruimte krijgt, worden alleen de (eerste) huisvestingskosten boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking gezien als extraterritoriale kosten. De rest van de kosten kwalificeren als loon. In het algemeen kan een werknemer voor inboedel geen onbelaste vergoeding of tegemoetkoming krijgen van de werkgever.
- Opslagkosten voor het deel van de boedel dat de werknemer niet naar het werkland verhuist
- Reiskosten naar het thuisland, zoals voor familiebezoek of gezinshereniging
- Aanvullende kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting, als dit duurder is dan het laten invullen door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst
- Taalcursuskosten voor de werknemer en voor gezinsleden die bij de werknemer verblijven
- Extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor bellen naar het land van herkomst
- De kosten van een aanvraag voor vrijstelling van sociale zekerheid, zoals een A1-verklaring of Certificate of Coverage (CoC)
- Schoolgelden voor een internationale school of internationale afdeling van een gewone school. Deze krijgt de werknemer naast de 30%-regeling vergoed als de werknemer aan de voorwaarden voldoet.
De volgende kosten kunnen niet worden aangemerkt als extraterritoriale kosten en de werkgever kan voor dit soort kosten geen onbelaste vergoeding geven:
- Uitzendtoeslagen, bonussen en soortgelijke vergoedingen (buitenlandse dienstpremie, expattoeslag, buitenlandtoeslag)
- Kapitaal/vermogensverliezen in de woonstaat
- Kosten van aan- en verkoop van een woning (vergoedingen aankoop woning, makelaarscourtage)
- Compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization)
